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¿Cómo crear una Cultura de Reuniones Efectivas en 3 momentos?

    18 / November / 2016
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    ¿Cómo crear una Cultura de Reuniones Efectivas en 3 momentos?

    penta-reuniones-efectivas.jpgAutor: Maria Adelaida Naranjo.

    ¿Cuánto tiempo diario invertimos en las reuniones de trabajo?

    ¿Realmente estas reuniones están contribuyendo a los objetivos organizacionales y a la productividad?

     

    Las reuniones deben ser una herramienta útil y un medio ágil para quienes asisten a ellas y para la organización en general.

     

    ANTES:

     

    1. Determinar la necesidad de la reunión, el objetivo y el propósito: Constituye uno de los elementos más importantes para lograr la efectividad de la reunión. Se deben plantear claramente y darse a conocer a los participantes.
    2. Seleccionar los participantes y sus roles
    3. No todas las personas deben asistir a todas las reuniones. Pregúntese si realmente el integrante tiene un valor que aportar en la reunión. Generalmente hay un líder que enfoca y controla las intervenciones, una secretaria que hace el acta de la misma y los participantes.
    4. Preparar y distribuir la Agenda:
    5. Para que la reunión sea más efectiva, la agenda se debe diseñar con temas y tiempos. También se debe dar a conocer a los participantes con anterioridad, para que se puedan preparar y haya más resultados en la reunión.
    6. Agendar hora, lugar y preparar equipos electrónicos: Es importante establecer el tiempo y cumplirlo, para que no se alargue la reunión y los participantes deban incumplir otros compromisos. Recomendamos se establezca una misma fecha y hora si es una reunión periódica.

     

    DURANTE:

     

    1. Empezar a tiempo:

    Por respeto a los participantes, siempre se debe comenzar a tiempo, o máximo se dará 10-15 minutos de gracia.

    1. Introducción y clarificación de roles:

    Es importante hacer una introducción del objetivo, el por qué están en la reunión y la dinámica de funcionamiento de la misma.

    1. Revisión de objetivo y priorización de Agenda:

    Si en la reunión hay un tema que se vuelve prioritario y se debe enfocar en este, se le comunica a los integrantes y se establece otra fecha para tratar los otros temas que faltaron.

    1. Seguir la Agenda:

    Por lo general se trata de seguir la agenda al pie de la letra, a no ser de que haya algo que tome más relevancia, como lo explicamos en el punto anterior.

     

    DESPUÉS:

     

    1. Envíe Acuerdos y Acta de la reunión a los participantes:

    Es importante dejar por escrito los acuerdos, tareas y el Acta en general de la reunión.

     

    1. Definir fechas futuras:

    Citar a los integrantes a la siguiente reunión, para hacer un adecuado seguimiento de lo tratado.

    1. Evaluación de la reunión:

    Para asegurar que las reuniones sean verdaderamente efectivas, se recomienda que todos los integrantes respondan una pequeña encuesta de cómo les pareció la reunión, para cambiar la dinámica si es necesario.

    1. Seguimiento y comienzo de la siguiente:

    Los temas tratados deben tener un seguimiento adecuado, por que si no es así se quedan en el aire. Para esto es importante ser cuidadosos con las próximas reuniones.

     

    Por último, les sugerimos discutir y tener impresas en las mesas donde se van a realizar las reuniones, algunos de estos Acuerdos de relacionamiento durante las reuniones:

     

    • Toda critica debe darse y recibirse constructivamente
    • Todos nos comprometemos a tener la agenda al día
    • Quien cite a una reunión verificará la disponibilidad de los citados en agenda
    • En lo posible las reuniones se citarán con una (1) semana de anticipación
    • Quien cite a la reunión será el responsable por las facilidades (videobeam, papelografo, speakerphone, etc.) necesarias
    • Toda reunión tendrá agenda previa conocida (en la citación)
    • Toda reunión tendrá un objetivo definido el cual se deberá cumplir
    • La puntualidad será el requisito fundamental para iniciar y terminar a tiempo la reunión
    • Durante la reunión debe mantenerse el celular y computadores personales, en silencio
    • No se debe traer nada de trabajo personal a la reunión
    • No se deben generar “susurreos” en la reunión
    • Toda reunión tendrá un líder (moderador) y una persona que tome notas
    • Quien tome notas de la reunión enviará copias de las mismas a todos los asistentes
    • Toda opinión debe ser escuchada
    • Las intervenciones de cada persona deben ser cortas y concretas
    • Las reuniones deben limitarse a su objetivo
    • La agenda podrá ser reestructurada cuando alguien tenga un punto prioritario por consenso

     

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